2006年11月

2006年11月25日

TODOリストだけじゃない、アイデアボードとしても便利

デスクトップのポストイット


◎デスクトップの付箋紙

 接着力の弱い接着剤という失敗作から生まれた付箋紙、それが3Mのポストイット。もう説明するまでもないですね。この付箋をパソコンの画面に貼り付けるポストイットデジタルノートを紹介します。

 最初のバージョンは付箋紙をはるだけのシンプルなステッカーで、日本でもパッケージ販売されました。最新版はバージョン4。
いままでの角のあるスクウェアな付箋から角のとれた柔らかな印象になりました。付箋紙ソフトは、フリーウェア、シェアウェア、国産、海外産、いろいろ出ています。でも付箋紙といえば、やはりポストイットにしたいですよね。

◎用途

ぱっと取り出し、さっとメモれるデスクトップメモ

タスクトレイからポストイットを呼び出して、すぐメモがとれます。
パソコンを使ってなにか作業をしているときに、ふと浮かんだアイデアや思い出した用事などをメモしたり、ホームページからURLのショートカットをコピーしてペーストするなど、とっさのメモに役立ちます。

◎To Do メモ

やらなくてはならない活動をメモしておきます。とくに緊急なタスクは終わるまでデスクトップに貼りだしておき、見せたくないメモや緊急でないメモはノートに収納します。ノートというのは付箋を整理して貼っておくスペースです。メモボード機能から、好みのタイトルをもつノートやボードをつくることができます。

◎メモボード

タイトル用のタブをもつメモボードやノートがいくつも作れます。このボードやノートの上で次のようなことができます。

いろいろ使えるメモボード





◎タスク管理

「いまやらなくてはならないタスク」はデスクトップに貼りだし、「これからやらなければならないこと」「未処理のタスク」「終了したタスク」などの項目にわけて管理する。

◎忘備録

「ホームページやブログのアドレス」「レストランや料理屋」「気になるもの・欲しいものリスト」「読みたい本」「みたい映画」などを書き留めておく。

◎私の宝地図

図や写真も貼り出せるので、欲しいものや達成目標をビジュアル化して望月さんの提唱する宝地図をつくることができる。

◎ブレスト

ボードを使ってブレーンストーミングやKJ法ができる。

◎アラーム付きのリマインダー

ポストイットメモに日付と時間を指定しておくとリマインダーになってくれます。
たとえば「営業会議。資料すべて揃えたか」とメモして会議の30分前にアラーム音がなって知らせてくれます。会議、顧客訪問、電話をかける、メールを送るなど、時間指定のあるタスク管理にたいへん便利です。

◎LAN機能で結ばれた部署全体に付箋をとばす。

ネットワークでつないであれば同僚のデスクトップにメモを送りつけることもできる。みんなの意見をボード上に並べて検討することも…

◎写真が張り込める

けっこう楽しいメモがつくれるんです。

ダウンロード先


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2006年11月23日

タスク管理だけじゃない、自分のミッションを考えるツール。

340aae9d.bmp◎フランクリンの前にデイタイマーがあった!!

 ここ数年、手帳がブームですね。手帳ファンのホームページやブログもたくさんあります。かつては手帳といえば「能率手帳」に代表されるオーソドックスなポケットサイズの綴じタイプのビジネス手帳が一般的でした。そこにルーズリーフタイプのバインダーとリフィルで自分好みの手帳をつくれる奈良コンピュータさんのシステムダイアリーがあらわれたのが最初の手帳ブーム。つぎに山根一真さんが紹介したイギリスの「ファイロファックス」ブーム。いわゆるバイブルサイズのシステム手帳です。これが爆発的な人気で、さまざまなバイブルサイズの手帳が販売されました。
 手帳は、スケジュールを書き込んだり、メモを書くためのツールから仕事(タスク)管理のツールや情報を編集するツールとして注目されるようになったわけです。しかしそうした目的で使うにはバイブルサイズではスペースが狭くて不便。とういうことでA5判のシステムダイアリーが普及します。
 海外物では「タスクタイマー」が人気でした。国内ではやはり「バインデックス」ですね。仕事の管理に役立つ多彩なリフィルの中から使いやすいものを選んで組み合わせる、編集欲求も満たしてくれます。あと日本ではあまり有名にならなかったけど、アメリカでたいへんポピュラーなシステム手帳として普及したのが「デイタイマー」です。デイタイマーの手帳は、いま人気の「フランクリンプランナー」のベースになった手帳です。

1ページあるいは見開きの2ページのデイリーリフィルの中に、

・一日のスケジュール欄
・お客さんや家族、そして自分とのアポイントメント
・その日なにをしたか、それにどのぐらい時間をかけたかを記録する欄
・今日、あるいは近日中にやらなければいけないことのリスト
・その日に使ったお金(何に、いくら)の記録欄

が用意されています。

 ほかにウィークリー、マンスリー、年間スケジュールのリフィルや家計簿、住所録、横罫、縦罫、方眼、白紙など各種リフィルが揃っていて、好みのバインダーでまとめるというシステムです。またルーズリーフだけでなく、月ごとのワイヤー綴じのポケット手帳などもあって、そのアメリカンセンスはなかなかいい感じです。セットで購入すると、タイムマネジメントのヒントになる小さなマニュアルや目標達成のツールに使えるカードなども提供されました。

◎ロバート・ドーニーさん

 デイタイマーは日本でも一時期、販売されていました。タイム研究会の和智さんという方がデイタイマーの創始者、ロバート・ドーニー氏と知り合ったことがきっかけで日本でも発売されたのです。このとき僕は購入しました。A5サイズの分厚いバインダーと7穴のリフィル。なんでアメリカは7穴なんでしょうね?バイブルサイズを使った年もありました。手持ちのバインダーが生かせるからです。また月別別冊のワイヤ綴じも使ってみました。これはかなりかっこいい。ポケットに入るので持ち運びに便利です。

 アメリカの弁護士やコンサルタント、セラピストなどの個人ビジネスでは、クライアントへの請求金額はタイムフィーを基準している人が多い。1952年、ある弁護士が、どのクライアントに、どんな仕事をし、それにどのぐらいの時間がかかったかを記録しておける手帳が欲しいと印刷業者に相談したことがデイタイマーの始まりだ。その相談された印刷業者がロバート・ドーニー氏で、これまでの予定表や漠然とした防備録にとどまらない、タスク管理やタイムマネジメントの機能を備えた手帳を設計し、デイタイマーが生まれた。この手帳はベストセラーとなって、アメリカ、カナダ、イギリスで販売された。1970年、それまでのドーニー印刷社からデイタイマー社に社名変更。さらにタイムマネジメントのコンサルタント、チャールス・ホップとタイアップして、デイタイマーをツールにしたタイムマネジメントのノウハウを教えるセミナーを始めています。
 1994年、オフィス用品メーカー、ACCOに売却され、ドーニー氏がデイタイマー社を離れたのを境に日本でのデイタイマーの販売は終了しました。日本からは、現在、インターネットのサイトからリフィルやバインダーを購入することができます。

◎デイタイマーからフランクリンプランナーへ

 フランクリンプランナーは、1981年にハイラム・W・スミスが設立したフランクリンクエスト社から発売されました。リフィルの構成は、
ほぼデイタイマーと同じといってもいい。ハイラムはタイムマネジメントの分野で非常に高く評価されており、コダックやメリルリンチ
社などで社員教育向けセミナーを開いています。彼はタイムマネジメントのツールとしてデイタイマースタイルが有効と判断したのだと
思います。そこで自分で手帳をデザインして売り出した。1997年、フランクリンクエストは「7つの習慣」がベストセラーになって有名になったスティーブン・R・コヴィの会社と合併し、現在のフランクリン・コヴィ社が生まれました。この合併により、「7つの習慣」でスティーブンが提案したノウハウとハイラムが提案するタイムマネジメントの手法が合体して強力な自己実現ツールになったのです。デイタイマーもセミナー事業を行っていますが、より知名度と評価の高いスティーブン&ハイラムには勝てなかったということでしょうね。

◎システムダイアリーのソフトウェア

 さてこうしたシステム手帳をパソコン用のソフトにしたものが「デイタイマー」にも「フランクリンプランナー」にもありました。「デイタイマー」には、「デイタイマーオーガナイザー(DTO)」というシステム手帳のリフィルと同じフォームが利用できるパソコンソフトを販売していました。そのトライアル版をダウンロードしたこともあります。パソコン上のデイリーリフィルに文字を入力して使うものだけど、プリントアウトすれば市販のリフィルと同じ物がつくれます。残念なことにこのソフトウェアは販売中止になってしまいました。フランクリンからは「アセンド」という名前のソフトがありました。これも販売中止になりました。

 「アセンド」がなくなった後、フランクリンコヴィーのプランニングソフトは、「フランクリンプランニングシステム」を経て、現在の「プランプラスフォーウインドウXP」とアウトルックと統合して使用する「プランプラス・フォーアウトルック」があります。今回ご紹介する「フォーウインドウXP」はバージョン5になって日本語のフォントが快適に使えるようになりました。やっと本題に入れます。



◎紙版のフランクリンプランナーのリフィルスタイルをそっくりそのままパソコンで利用

左側にタスクリスト。もちろん優先順位や進捗状態を記入できるようになっている。そしてカレンダー。
時系列でその日の予定や活動記録を記入できる。そして左側にはノート。使用済みのノートはフォルダーに収納。
検索をかけることもできる。

◎ワンノートと同じ手書き文字が使えるノートを搭載

このノートはタブレットPCでの手書きノートがかける。図形も使える。この部分は、GoBinder2006を使っている。ホームページの取り込みもできる。マイクロソフトのワンノートのような感じだ。任意の場所にカーソルをおいて書き始められる。日本語のフォントが使えるので助かる。

◎ミッションステートメントの作成、自分の価値観の発見、ゴールの設定ができる

以前のプランナーシステムには、ミッションビルダーというアドインソフトがついていて、ミッションステートメントづくりや価値観、ゴールなどの設定ができるようになっていたけど、このバージョンではガイドなしでそれぞれの記入欄が用意されている。
ミッションステートメントづくりや価値観の確認、ゴールの設定の手順はホームページに掲載されているものを参照にしよう。楽天のフランクリンプランナーのページも丁寧に解説されている。

◎ウィークリーコンパスを呼び出す

人間としての原則、自分のミッションや価値観にそった自己実現のための行動指針を一週間のレンジで割り当てるツール。「7つの習慣」の7項目目にある「刃を研ぐ」に当たる指針。肉体/精神/知性/社会・情緒の各側面での成長をめざす。

◎今日、今週、今月、今年…すべての計画・予定・活動記録がチェックできる

当然のことだけど、デイリーリフィルのほかにウィークリー、マンスリー、年間の計画表やイベント予定が見渡せるようになっている。フランクリンコヴィーではとくにウィークリー単位での活動計画を重視しているんですよね。
これまでいろいろなスケジュールソフトを試してきたけど、使いやすさや効果の点で、ベストではないかな。

あるとうれしい機能がついて、かつシンプル。唯一の弱点は、立ち上がりに少し時間がかかるところですね。このようにこのプランプラス5は、フランクリンプランナーをそのままパソコンに移し替えたソフトとして、いままでのスケジュールソフトにはない長所をもっています。

★ダウンロード先

http://www.franklincovey.com/fc/get_organized/electronic_planning_systems/planplus_for_windows_xp
「7つの習慣」を読みませんか。




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